Videoconferenties worden een essentieel onderdeel van de moderne zakenwereld en helpt de verbondenheid van externe teamleden te verbeteren. Meer dan 80% van de leidinggevenden geeft aan dat videoconferenties de bovenhand neemt van audioconferenties als dé manier voor interne teamcommunicatie, en 84% vindt dat het audioconferenties overtreft in communicatie met externe stakeholders. Ditgeen gecombineerd met het feit dat sommige analisten voorspellen dat meer dan 50% van het personeel tegen eind 2020 op afstand zal werken, maakt dat het zeer belangrijk is je bedrijf uit te rusten met een degelijke videoconferentie infrastructuur.

Om u wegwijs te maken met de etiquette van een videoconferentie, hebben we hier een oplijsting gemaakt van de do’s en don’ts van videoconferenties. Houd rekening met de volgende informatie, zodat u tijdens de volgende grote vergadering geen grote faux pas pleegt. Of deel dit met een collega om ze te helpen de volgende keer dat ze een van deze fouten maken.



Video Conferencing Etiquette

  1. Mute uzelf wanneer u niet spreekt.
  2. Wees op tijd.
  3. Zorg ervoor dat uw technologie correct werkt.
  4. Gebruik technologie om deelnemers op afstand volledig te betrekken.
  5. Kies de juiste software en hardware.
  6. Draag geschikte kleding.
  7. Richt de camera
  8. Voorzie het juiste licht.
  9. Kijk in de camera.
  10. Let op.





1 – Mute uzelf wanneer u niet spreekt.


Hoewel je misschien niet spreekt en denkt dat je stil bent, kunnen de meeste microfoons kleine achtergrondgeluiden opvangen, zoals hoesten, niezen of typen. Deze geluiden kunnen andere deelnemers aan videoconferenties gemakkelijk afleiden en kunnen mogelijk zelfs ergernis veroorzaken.

Stel dat u tijdens de vergadering typt om te proberen het werk gedaan te krijgen. Hoewel je er misschien mee wegkomt, wil je misschien niet dat je baas je roept omdat hij niet oplet. Maak er een gewoonte van (uit gewone hoffelijkheid voor uw collega’s) om uzelf te dempen wanneer u niet praat. Voor de meeste videoconferentiesoftware is het zo simpel als een klik op een knop.



2 – Wees op tijd.


Deze moet standaard zijn voor elke vergadering. Wanneer u echter inbelt op een videoconferentie, is dit vooral belangrijk. Hoewel je misschien tijdens een fysieke vergadering later kunt binnen sluipen, is alles beter zichtbaar in een videoconferentie.

Oogcontact is uiterst belangrijk tijdens een videoconferentie, omdat u wilt dat de persoon of het team dat vergadert zich betrokken voelt. Als je laat binnen komt, zul je lawaai maken en iedereen afleiden die in de kamer spreekt. Dit kan leiden tot verwarring en onderbrekingen. Bovendien, als u op tijd bent voor een vergadering, wordt het instellen met technologie eenvoudiger en minder zenuwslopend, zodat de vergadering op tijd kan beginnen.



3 – Zorg ervoor dat uw technologie correct werkt.


U wilt een vergadering met een belangrijke client niet uitstellen omdat uw videoconferentiesysteem niet goed werkt. U moet een paar testruns uitvoeren met interne medewerkers voordat u de volgende grote investeerder probeert te landen. Zoek iemand die wil helpen en zorg ervoor dat je het proces volledig begrijpt voordat je aan je eerste videoconferentie begint. Dit zorgt ervoor dat alles tijdens het echte werk soepel verloopt.




4 – Gebruik technologie om deelnemers op afstand volledig te betrekken.


U wilt dat uw externe videoconferentie-deelnemers het gevoel hebben dat ze kunnen deelnemen en echt deel uitmaken van de vergadering. Verschillende onderzoeken wijzen uit dat onderbrekingen en overpraat worden, twee van de grootste vergaderuitdagingen zijn voor zowel externe als on-site werknemers.

Gelukkig zijn er nieuwere en slimmere hardware-opties die videoconferenties soepeler kunnen laten verlopen. Er zijn veel verschillende type camera’s, microfoons en luidsprekers die slimme technologie gebruikt om de actieve spreker visueel te markeren en tegelijkertijd een panorama van de kamer te tonen. Dit creëert een organische, gemoedelijke sfeer waarbij deelnemers op afstand veel meer worden betrokken dan een eenvoudige webcaminstallatie.



5 – Kies de juiste software en hardware.


De juiste hardware voor videovergaderingen is slechts de helft. U hebt ook een softwareoplossing nodig die uw werknemers zonder frustratie of uitgebreide training kunnen gebruiken. Als u op zoek bent naar nieuwe software, aarzel dan niet om ons te contacteren. We helpen jullie graag om de juiste keuze te maken bij zowel hardware als software.




6 – Draag geschikte kleding.


Hoewel het verleidelijk kan zijn om de hele dag in je favoriete sweatshirt te werken, kun je overwegen om professionele kleding te dragen voor alle videoconferenties die je bijwoont. U hoeft niets bijzonders te dragen, maar kies iets dat geschikt zou zijn als de vergadering face-to-face was in plaats van virtueel.



7 – Richt de camera


We hebben allemaal videogesprekken gehouden waarbij we de neusgaten van mensen opzochten of de zijkant van hun gezicht zagen. Zorg ervoor dat u dat uw camera zodanig kadreert dat deze natuurlijk aanvoelt en u naar de camera kunt kijken. Ga op ooghoogte ten opzichte van de lens zitten en probeer uzelf zo te positioneren dat u in het midden van het scherm zit. Als je het te hoog plaatst, staren andere deelnemers je aan als een slechte tv-show. Een camera te laag zetten kan leiden tot onflatteuze en onhandige hoeken.




8 – Voorzie het juiste licht.


Slechte lichtomstandigheden hebben een enorm effect op de videokwaliteit die u verzendt. Je wilt ervoor zorgen dat er voldoende licht is in de kamer waarin je je bevindt, zodat je video niet korrelig is. Probeer geen natuurlijke verlichting en kantoorverlichting te combineren, tenzij uw kantoorlampen daglichtwit zijn. Je wilt ook niet dat gezichten van onderaf worden verlicht, omdat je hierdoor op een cartoonachtige schurk uit een stille film lijkt. Verlichting vanaf de zijkanten zorgt ervoor dat gezichten er het beste uitzien, dus probeer dat als je de mogelijkheid hebt.



9 – Kijk in de camera.


Een veelgemaakte fout is het kijken naar de videofeed in plaats van de camera wanneer u met een externe deelnemer spreekt. Hoewel het misschien het juiste lijkt om te doen, lijkt het er in feite op dat je niet oplet. Hierdoor kom je meer afstandelijk en minder professioneel over. In de cameralens kijken is hetzelfde als in de ogen van de persoon kijken, dus oefen dit totdat je er vertrouwd mee bent.



10 – Let op


Stop met het controleren van e-mails of het werken aan uw PowerPoint-presentatie tijdens videoconferenties. Onderzoek suggereert niet alleen dat slechts 3% van de mensen effectief kan multitasken, maar je ziet er ook onbeleefd uit tegenover je deelnemers.