Het is gemakkelijk om medewerkers de schuld te geven wanneer ze een korte deadline missen. Maar als dit de hele tijd gebeurt, kan het probleem de manier zijn waarop hun deadlines of taken zijn gestructureerd. Werknemers kunnen hun beste werk alleen doen als ze een ondersteunende, georganiseerde omgeving hebben om in te werken.

Werkgevers kunnen het voor werknemers gemakkelijker maken om deadlines te halen door de werkomgeving te verbeteren. Gebruik softwareprogramma’s om taken te delegeren en voltooiingspercentages bij te houden. Als iemand zijn taak niet op tijd afmaakt, volg hem dan op en laat hem zien dat zijn acties gevolgen hebben.

Hoewel er altijd een paar slechte appels zullen zijn die opzettelijk uitstellen, willen de meeste werknemers echt korte deadlines halen en hun werk goed doen. Als je ze de juiste tools geeft om hun best te doen, zullen ze vaak je verwachtingen overtreffen. Zodra u begrijpt waarom teamleden deadlines missen, kunt u de dynamische werkplek veranderen en uw team op succes instellen.

1. Onduidelijke deadlines

Probleem: soms is uw team meer dan blij om aan het werk te gaan en laat te blijven om een deadline te halen. Het probleem is dat ze geen idee hebben wanneer het project afloopt. Als een manager onduidelijk is over een werkelijke deadline, is het onmogelijk voor teamleden om deze te halen.

Oplossing: de eenvoudigste manier om dit probleem op te lossen, is door softwareprogramma’s zoals Microsoft Teams, Projects,… te gebruiken om deadlines duidelijk te definiëren. Wil je deadlines effectief zijn, dan moeten ze ook haalbaar zijn. Om dit te doen, verdeelt u grotere doelen in kleinere mijlpalen

Of u nu een lijst met mijlpalen maakt of een doelblad maakt, u moet de tijdlijn aan uw team meedelen. Hoewel een groepse-mail of een plakbriefje misschien voor kleine deadlines werkt, kunnen ze gemakkelijk verdwalen. Een online platform biedt een alternatief als een constante herinnering.

Via bv Teams kunt u taken verdelen over verschillende teamleden en een deadline instellen voor het voltooide project. Vervolgens kunt u uw grotere deadlines opdelen in kleinere, meer werkbare mijlpalen. Omdat iedereen op elk moment kan inloggen en de deadlines kan controleren, zullen al uw teamleden duidelijk begrijpen wat ze moeten doen en wanneer ze moeten afronden.

Wanneer u deze mijlpalen instelt, moeten ze altijd een duidelijk bereik hebben. Teamleden moeten de projectprestaties kennen als ze deze zullen bereiken. Voorkom kruipen door het bepalen van de specifieke te leveren producten, mijlpalen en taken die u voor uw project moet voltooien.

2. Het team heeft consequenties nodig

Probleem: wanneer een team voor het eerst een deadline mist, zijn ze bang dat hun baas van streek raakt. Als er niets gebeurt, realiseren ze zich snel dat ze kunnen stoppen met het halen van deadlines wanneer ze er zin in hebben. Tenzij ze een gevolg hebben voor mislukking, zullen sommige mensen nooit hun beste werk verrichten.

Oplossing: veel bazen vergeten het belang van verantwoordelijkheid. Als je met volwassenen werkt, neem je aan dat iedereen om je heen beseft dat ze hun werk moeten doen om hun werk te behouden of een toekomstige promotie te krijgen. Helaas zijn er tal van teamprojecten die uit elkaar vallen omdat niemand verantwoordelijk wordt gehouden voor hun acties.

Verantwoording gaat over verantwoordelijk zijn voor uw resultaten en keuzes. Dit concept is vooral belangrijk wanneer u in een teamsituatie werkt. Als andere teamleden niet op iemand kunnen vertrouwen om hun werk te doen of regelmatig het werk van een andere werknemer moeten doen, zullen ze zich verontwaardigd voelen en stoppen met zoveel mogelijk moeite voor het team te doen.

Een probleem met verantwoording is de manier waarop teams zijn gestructureerd. Wanneer iedereen verantwoordelijk is voor de resultaten, is het veel te gemakkelijk om aan te nemen dat iemand anders het zal doen. Het duurde niet lang voordat iemand taken heeft voltooid, omdat ze denken dat de volgende persoon ervoor zal zorgen.

Als je constant moeite hebt om strakke tijdlijnen te halen, is het tijd om je team enkele consequenties te geven. Wanneer teamleden hun taken niet voltooien, moeten ze zich realiseren dat hun gedrag onaanvaardbaar is.

Maar onthoud, het is alleen eerlijk om consequenties uit te delen als je je verwachtingen al hebt bepaald. Teamleden moeten weten dat ze niet aan de verwachtingen hebben voldaan voordat ze consequenties krijgen. Anders voelen ze zich haatdragend en willen ze geen deel uitmaken van het team.

Vergeet niet om duidelijke verwachtingen te stellen om uw teamleden verantwoordelijk te maken. Controleer hoe uw teamleden het doen en geef coaching als ze hulp nodig hebben. Als je duidelijke verwachtingen hebt gesteld en waar nodig ondersteuning hebt geboden, volg dan de gevolgen wanneer ze een strakke deadline missen.

Zorg er ook voor dat er positieve gevolgen zijn voor degenen die uitzonderlijk werk doen of verder gaan dan hun plicht te doen.

3. Desorganisatie

Probleem: het halen van een strakke deadline kan in de beste omstandigheden moeilijk zijn. Als het team ongeorganiseerd is, kunnen ze niet volgen wie welke projecten heeft voltooid en welke taken nog moeten worden voltooid.

Oplossing: uw team heeft een systeem nodig om uw deadlines en werkstatus bij te houden. Het laatste wat je wilt is dat meerdere mensen aan dezelfde taak werken, of helemaal niemand die eraan werkt. Ongeorganiseerd zijn is een veel voorkomende fout in elke branche, maar het kan uw hele project snel doen ontsporen.

Naast andere hulpmiddelen voor het plannen en volgen van werk, kunt u met dit platform Gantt-diagrammen gebruiken met uw team. De grafiek kan worden gedeeld met teamleden en gemakkelijk online worden bijgewerkt, zodat iedereen precies kan zien hoe dicht hij bij de deadline is.

Uw Gantt-diagram kan in wezen een blauwdruk worden voor het behalen van deadlines. Deze visueel aantrekkelijke indeling is eenvoudig te gebruiken en stelt u in staat de voortgang van uw project te automatiseren. Kortom, het is een tijdbesparend systeem voor het organiseren van uw team.

De planning en taakvisualisatie van het Gantt-diagram laten zien welke taken nodig zijn voordat andere kunnen worden uitgevoerd, en welke taken het langst duren voordat ze zijn voltooid. Het systeem toont ook projectrapporten, zodat iedereen de planning, doelen, budget en mijlpalen kan zien. Met dit type programma kunt u eenvoudig iedereen op dezelfde pagina krijgen en naar dezelfde doelen werken.

4. Prestatieproblemen

Probleem: om een team goed te laten functioneren, moet iedereen zijn steentje bijdragen. Als een persoon verslapt, heeft dit invloed op het moreel van de rest van het team. Deze prestatieproblemen kunnen zelfs leiden tot de ondergang van een heel project.

Oplossing: iedereen moet begrijpen wat het doel is en waarom ze dit moeten bereiken. Als teamleden het antwoord weten waarom deadlines belangrijk zijn en waarom hun taak ertoe doet, is de kans groter dat ze hun taken voltooien. In tegenstelling tot kinderen, willen volwassenen altijd weten waarom ze iets doen in plaats van simpelweg te horen dat ze het moeten doen.

Wanneer iemand zijn werk niet doet, neem een stap achteruit en overweeg de situatie. Heb je al het mogelijke gedaan om je team succesvol te maken? Weten ze waarom hun rol belangrijk en noodzakelijk is?

Als je geen duidelijke reden ziet waarom ze hun taak niet afmaken, probeer dan met ze te praten. Het is heel goed mogelijk dat ze overweldigd zijn of dat er een ander probleem achter de schermen gebeurt. Als iemand de taak mogelijk niet op tijd kan voltooien, kan hij zelfs helemaal opgeven.

Soms lijkt het onmogelijk voor een teamlid om overweldigd te worden door de hoeveelheid werk. Probeer vragen te stellen over hoe je kunt helpen en geef wat coaching op basis van je eigen ervaring. Als ze echt hun best willen doen, kunnen ze falen omdat ze gewoon niet over de vaardigheden en hulpmiddelen beschikken die ze nodig hebben.

Zolang je weet dat het teamlid echt zijn best wil doen en zijn uiterste best doet, blijf je doen wat je kunt om hen te helpen. Geef hen constructieve feedback, zodat ze bereid zijn de taken die voor hen liggen aan te pakken. Ze kunnen misschien vandaag een bepaalde taak niet uitvoeren, maar ze kunnen wel leren hoe ze een kans krijgen.

5. Onrealistische deadlines

Probleem: u kunt met het beste team ter wereld werken. Maar als de deadline volledig onrealistisch is, kunnen ze deze niet bereiken. Onrealistische deadlines kunnen werknemers ook ontmoedigen om zelfs maar de moeite te nemen om het te proberen, omdat ze weten dat ze het niet kunnen waarmaken.

Oplossing: Er is een verschil tussen iets dat optimistisch en volledig onmogelijk is. Wanneer teamleden een onmogelijk hoog doel krijgen, kunnen ze ontmoedigd raken en hun interesse in hun werk verliezen. Bij het volgende project geloven ze niet dat een deadline realistisch is vanwege hun eerdere ervaringen met dit project.

Het beste wat u kunt doen, is effectiever prioriteiten stellen. Wees eerlijk over hoe lang elke stap zal duren en zoek uit of je sommige van de latere stappen vroeg kunt starten. Als uw tijdschattingen te optimistisch zijn, is de algehele tijdlijn te kort.

Wanneer u met meerdere teamleden of een groot project te maken heeft, is het vaak een moeizame taak om alle mijlpalen en verschillende stappen te doorlopen. Maak uw leven gemakkelijker door een softwaretool te gebruiken om de projectdeadline en elke mijlpaal in te stellen.

Neem de leiding over uw deadlines

De meeste teamleden willen dag in, dag uit hun beste werk doen. Als teammanager is het jouw taak om uit te zoeken waar ze fout gaan en hoe het probleem kan worden opgelost. Er zijn een paar veel voorkomende redenen waarom mensen strakke deadlines missen, en veel van deze problemen kunnen worden opgelost door een proactieve teamleider.

Begin met het bekijken van uw algehele project en controleer of de deadline realistisch is. Geef je teamleden vervolgens duidelijke verwachtingen en coach ze waar nodig. Als ze niet aan de realistische verwachtingen voldoen, volgt u de gevolgen.

U kunt uw team instellen op succes door ze vanaf de eerste dag de juiste tools te geven.